Optimisation du parcours locataire et automatisation des validations chez Altarea
Comment Altarea a structuré et sécurisé le parcours d’entrée de ses locataires grâce à l’automatisation des workflows
Un processus d'arrivée locataire complexe et critique
Altarea est un acteur majeur de l'immobilier commercial. Le groupe exploite de nombreux centres commerciaux en France et en Europe, dont des sites emblématiques comme Bercy Village ou Cap 3000 . Dans le cadre de l'exploitation de ces centres, les équipes doivent gérer un processus complexe : l'arrivée d'un nouveau locataire dans un centre commercial. Ce processus implique de nombreux acteurs internes :
- Direction commerciale
- Direction financière
- Direction juridique
- Direction marketing
- Direction d’exploitation
- Asset management
Avant la mise en place de la solution, les validations se faisaient principalement par e-mail, avec de nombreuses pièces jointes et de multiples interlocuteurs.
Cette organisation rendait le suivi difficile et ne permettait pas d’avoir une vision claire de l’avancement des dossiers.
Des enjeux stratégiques et financiers majeurs
Ces processus sont directement liés à des décisions business stratégiques et à des transactions financières majeures. Altarea devait :
Structurer le parcours d’arrivée d’un locataire dans un centre commercial
Centraliser les informations financières, juridiques et opérationnelles
Tracer l’ensemble des décisions pour garantir l’auditabilité
Accélérer la coordination entre les équipes et les directions
Sécuriser les validations internes avant la signature d’un bail
Des workflows automatisés sur Nintex K2
Pour répondre à ces besoins, Altarea a déployé des workflows automatisés sur la plateforme Nintex K2 avec l’accompagnement de Flow Factory. Deux processus principaux ont été modélisés :
Validation commerciale et financière d'un nouveau locataire
Un workflow centralise désormais l'ensemble des informations nécessaires à la validation d'un projet de location :
- Conditions financières
- Éléments contractuels
- Validation par les directions concernées
- Arbitrages internes
Processus d'ouverture et remise des clés
Un second workflow permet de sécuriser l’ouverture d’une boutique dans un centre commercial.
- Conformité des dossiers d'aménagement
- Validations techniques et sécurité
- Autorisations internes
- Suivi des travaux et des étapes d'ouverture
Un accompagnement dans la durée
Flow Factory accompagne Altarea depuis plusieurs années dans une relation de proximité et une forte réactivité :
Conception des workflows en co-construction avec les équipes métier
Maintien en conditions opérationnelles de la plateforme
Maintenance applicative et support
Évolution continue en fonction des besoins métiers
Nous intervenons comme un véritable prolongement de leurs équipes.
La mise en place de ces workflows a permis :
- De structurer le parcours d’arrivée des locataires
- De centraliser toutes les validations dans une seule plateforme
- D’améliorer la traçabilité des décisions internes
- De sécuriser des processus liés à des enjeux business majeurs
- De faciliter la collaboration entre les différentes directions
La valeur d'un partenariat durable
Ce projet illustre la valeur d’un partenaire capable de transformer des processus critiques, complexes et multiservices en workflows structurés, pilotables et sécurisés. Au-delà de l’outil, Flow Factory a apporté à Altarea :
- Conformité des dossiers d'aménagement
- Validations techniques et sécurité
- Autorisations internes
- Suivi des travaux et des étapes d'ouverture
Dans un contexte où les validations internes conditionnent directement l’ouverture de nouvelles boutiques et la fluidité du parcours locataire, cette combinaison entre expertise technique, agilité et fiabilité constitue un levier de performance concret.
Stack technologique du projet
- Nintex K2
Pour la modélisation et l’exécution des workflows
- Automatisation de processus métiers
Appliquée au parcours locataire
- Maintenance applicative et accompagnement run
Pour garantir la continuité des usages dans le temps
- Plateforme low-code
Pour créer et faire évoluer rapidement les circuits de validation
La valeur d'un partenariat durable
Ce projet illustre la valeur d’un partenaire capable de transformer des processus critiques, complexes et multiservices en workflows structurés, pilotables et sécurisés. Au-delà de l’outil, Flow Factory a apporté à Altarea :
- Conformité des dossiers d'aménagement
- Validations techniques et sécurité
- Autorisations internes
- Suivi des travaux et des étapes d'ouverture
Dans un contexte où les validations internes conditionnent directement l’ouverture de nouvelles boutiques et la fluidité du parcours locataire, cette combinaison entre expertise technique, agilité et fiabilité constitue un levier de performance concret.
Vos processus métiers reposent sur des outils critiques ou vieillissants ?
Flow Factory vous accompagne pour sécuriser, moderniser et faire évoluer vos solutions d’automatisation.