La signature de documents est une tâche courante dans de nombreuses entreprises. Cependant, le processus manuel de signature de chaque document peut être fastidieux et prendre beaucoup de temps. Heureusement, avec l’intégration de Power Automate et de DocuSign, vous pouvez automatiser et simplifier ce processus. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes pour signer un document en utilisant Power Automate et DocuSign, vous permettant ainsi d’économiser du temps et de l’effort.

NB:
Avant de commencer, assurez-vous d’avoir un compte actif sur Power Automate et sur DocuSign. Si vous n’en avez pas, vous devrez vous inscrire et configurer ces services en fonction de vos besoins. vous pouvez cliquer sur les liens suivants: inscription à docusign

Étape 1 : Configuration du modèle document

Afin d’insérer les différentes signatures électroniques dans notre document, nous devons configurer l’emplacement de celles-ci à travers des marqueurs. Pour ce test nous allons insérer les marqueurs suivants: /noms1/, /dates1/, /villes1/ et /noms2/, /dates2/, /villes2/. Ces marqueurs seront remplacés par le nom, la date et la ville du signataire 1 et par le nom, la date et la ville du signataire 2
Voici à quoi ressemblera notre document après avoir insérer les marqueurs:

NB: Ce modèle de document doit être sauvegarder dans une bibliothèque SharePoint.

Après avoir configuré le document à signer, la prochaine étape consiste à créer une liste SharePoint qui nous permettra de suivre l’évolution de la signature électronique de notre document; dans notre cas il s’agit de la bibliothèque /Bibliothèque des modèles de documents

 

 

Étape 2 : Création de la liste SharePoint (DocuSignTest)

Pour déclancher le processuss d’envoie du document à signer dans docusign, nous aurons besoin d’une liste sharepoint. Pour ce faire, nous avons créer une liste sharepoint appélée DocuSign Test.

Dans cette liste on va stocker les emails des  signataires,  le sujet du mail, le corps du mail, le statut du document, le statut dans docusign, l’id de l’enveloppe, le status du recipient et le status du signataire.

Étape 2 : Création du flow d’envoie du document aux Destinataires via DocuSign

Créons un flow et nommons le DocuSign_SendDocument. Ce flow se déclenchera lorsqu’un élément ou une ligne sera ajoutée dans la liste DocuSign Test.
NB: on peut ajouter un élément manuellement c’est à dire directement depuis la liste Sharepoint en question  ou automatiquement depuis powerApps ou Power Automate. Pour notre test nous allons le faire manuellement. De ce fait ajoutons dans la liste Sharepoint DocuSign Test : 

  • Un titre
  • l’email du valideur 1
  • L’email du valideur 2
  • Le sujet du mail
  • le contenu du mail

Voir l’exemple ci-dessous

Revenons à la création du flow d’envoi de document docusign en signature. Ce flow se présentera ainsi qu’il suit.
Principe du flow: Le flow d’envoi des document via DocuSign est très simple à configurer. La première étape consiste à déclencher le flow lorsqu’un élément de la liste sharepoint est créé ensuite (“Lorsqu’un élément est créé”) on récupère le modèle de document dans la Bibliothèque de documents(“Obtenir le contenu du fichier”), puis on créé l’enveloppe dans laquelle notre document sera conservé(“Créer une enveloppe”); Dans cette dernière on associe notre document(Ajouter des documents à une enveloppe). On ajoute par la suite les destinataires ou les signataires du document(“Ajouter un destinataire à une enveloppe (V2)” ) puis on ajoute chaque marqueur(“Add tabs for a recipient on an envelope “). Après avoir effectuer toutes ces actions on envoie l’enveloppe pour signature(“Envoyer une enveloppe”). Pour finir nous devons mettre à jour notre liste SharePoint afin de suivre l’évolution de la signature électronique(“Mettre à jour l’élément”).

Étape 3 : Création du flow des documents signés

Une fois que le flow de signature des documents via DocuSign est déclenché, les différents signataires recevront le document pour signature. La prochaine action consistera à finalisé la signature de ce document grâce à un flow que nous allons mettre en place. Il s’agit de DocuSign_DocumentSigned. Ce flow se présentera ainsi qu’il suit:

Explication du flow:
Ce flow se déclanche lorsqu’un statut de l’enveloppe change. On récupère ensuite le document signé pour faire la mise à jour des statuts des éléments de la liste sharepoint et à la fin on ajoute en pièce jointe le document qu’on a signé.
En conclusion , pour configurer la signature d’un document électronique via docusign et Power Apps à partir d’un modèle de document, vous devez suivre les étapes suivantes:
  1. Créer votre modèle de document et y insérer des marqueurs
  2. Enregistrer votre modèle de document dans une bibliothèque SharePoint
  3. Créer une liste sharepoint temporaire pour le suivi de la signature de votre document
  4. Créer un flow d’envoie du document à docusign
  5. Créer un flow de finalisation de la signature du document sur docusign et enregistrer le document signé.

 

Test
1 – Créer un enregistrement dans la liste DocuSign Test.

2 – Signature du document via docusign.

Le flow s’exécute bien. Voir la figure

Vous pouvez maintenant vous rendre dans les différentes adresses email pour signer le document depuis docusign. Voici le document final après signature

J’espère que cet article vous aura aidé. N’hésitez pas à poser des questions dans les commentaires si vous avez des zones d’ombre.  😉

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.